Reuniones virtuales: la solución

No poder trabajar juntos en la misma habitación con colegas puede convertirse en un gran desafío en las próximas semanas. Al igual que otras reuniones en persona necesarias para intercambiar y colaborar en ideas o proyectos.

La videoconferencia hace posible realizar reuniones, cursos, congresos, seminarios y conferencias, sin la presencia física de los participantes. La videoconferencia puede cambiar el juego para la productividad de su negocio, permitiendo que se realicen conversaciones y reuniones clave, independientemente de los viajes. En la actualidad, la creciente demanda de videoconferencia está haciendo que haya mayor disponibilidad, a menor costo.

Las videoconferencias pueden usarse en lugar de las conferencia tradicionales, con similar efectividad. De hecho se desarrollan más 100 millones de reuniones virtuales por año, en todo el mundo, principalmente por grandes empresas.

Apps como Webex, Lifesize, Skype for Business, Zoom, Adobe connect, Join.me y GoToMeeting, ayudan a personalizar la conversación, son fáciles de usar y mantener a los participantes interesados. 

Datos al 1 de Abril del 2020. El gráfico no muestras las apps bajadas del App Store de Apple. 

Un párrafo aparte se merece la aplicación Zoom.us que permite hasta 100 participantes, en reuniones virtuales, sin cargo alguno. En este momento es la aplicación para conferencias más usada en el mundo. Ha sido una solución para que las familias alejadas se encuentren y pueden conversar, verse y saludarse.

CONSEJOS ÚTILES

Algunos consejos que dan lo “conspicuous”:

  1. Prepararse y hacer pruebas. Antes de una reunión virtual, todos los participantes deben probar la tecnología y asegurarse de que  están cómodos con las características del software, audio y video.
  2. Caras visibles. Las videoconferencias son más efectivas cuando las personas pueden ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los demás.  
  3. Objetivos claros. Antes de la reunión establezca objetivos claros y envíe una lectura previa si corresponde.  Durante la sesión, use una agenda, establezca las reglas básicas de la reunión, tome descansos y describa claramente los próximos pasos.
  4. Reuniones cortas. Minimice la duración de la presentación, manteniendo los objetivos de la misma, si divagaciones innecesarias. 
  5. Promueva la participación. Las reuniones deben ser discusiones.  Priorice la conversación para maximizar el tiempo que las personas interactúan entre sí. Algunos paquetes de software permiten a los asistentes “levantar una mano” si lo desean, para intervenir en la conversación.
  6. Asignar un facilitador.  Por lo general, es más difícil administrar una discusión virtual que en persona.  Puede ser útil asignar a un individuo para guiar la conversación, permitiendo que los otros participantes se concentren en el contenido. El facilitador debe ser capaz de resolver preguntas básicas sobre la tecnología utilizada.
  7. Capture comentarios.  Recopilar y procesar información de alta calidad durante una reunión virtual puede ser un desafío, especialmente porque las señales visuales son más difíciles de leer, aunque es conveniente hacerlo.

BENEFICIOS

Entre los muchos beneficios que muestran las investigaciones sobre las videoconferencias se mencionan:

  1. Fomenta la creatividad y el aprendizaje.
  2. Combina habilidades complementarias.
  3. Genera confianza.
  4. Fomenta la igualdad de participación.
  5. Desarrolla un fuerte sentido del propósito.
  6. Mejora el desarrollo de los empleados
  7. Enseña habilidades de resolución de conflictos.
  8. Mejora los esfuerzos de asociación.
  9. Permite resolución rápida de conflictos.
  10. Mejora la satisfacción en el trabajo. 
  11. Incrementa la retención de los empleados.

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